Politique générale de protection des données personnelles d'Est Métropole Habitat

Une donnée personnelle est toute information (ex. un nom de famille, une photo d’identité, une adresse, une signature manuscrite…) se rapportant à une personne physique identifiée, c’est-à-dire que son identité est connue ou bien identifiable, c’est-à-dire que son identité pourra être connue et ceci directement (ex. sur une image vidéo) ou bien indirectement (ex. via un numéro de téléphone ou une adresse IP).

Est Métropole Habitat respecte le principe de minimisation des données, à savoir que seules sont traitées les données personnelles adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est strictement nécessaire à la réalisation de la finalité pour lequel elles ont été collectées. Dans cette démarche, Est Métropole Habitat s’attache également à maintenir vos données personnelles exactes et à jour.

Est Métropole Habitat traite principalement des données personnelles qu’il collecte directement auprès de vous, telles que :

• Données d’identification et coordonnées de contact : nom, prénom(s), genre, date et lieu de naissance, adresse postale, adresse de messagerie électronique, numéros de téléphone, pour vous contacter
• Données de votre situation personnelle :  notamment les éléments concernant votre situation familiale, statut marital, nombre d’enfants, les moments importants de votre vie (mariage, divorce, PACS, naissance, décès), etc.
• Données liées à votre situation professionnelle, telles que votre emploi ou votre fonction ;
• Informations d’ordre économique et financier, incluant notamment vos ressources,  votre situation financière ou encore vos coordonnées bancaires (RIB) ;
• Données afférentes à vos demandes, sollicitations ou échanges avec nos services ;
• Données susceptibles de révéler des informations relatives à votre santé ou à un handicap, dans le cadre d’évaluations sociales, d’adaptations spécifiques du logement ou encore en cas de dommage corporel causé à un locataire/occupant ou à un tiers dans le cadre d’un sinistre affectant le logement.
• Données de connexion liées à l’utilisation de nos services en ligne : adresse IP, logs, cookies, données de navigation sur les sites internet d’Est Métropole Habitat. Vous pouvez consulter notre politique de cookies sur le site d’Est Métropole Habitat pour avoir plus d’informations sur la façon dont nous utilisons les cookies.
• Données du système de vidéoprotection/vidéosurveillance.

Il s’agit des données personnelles que vous fournissez notamment dans les situations suivantes :

–  dépôt d’une candidature pour l’attribution d’un logement, stationnement, local d’activité, en location ou en accession ;

– conclusion d’un contrat de location ou d’un contrat de vente ;

– déclaration d’un sinistre ;

– échanges avec nos services ou nos prestataires, quel que soit le canal utilisé (téléphone, courrier, messagerie électronique, chat en ligne) ;

– utilisation de notre site internet ou de votre Espace Client ;

– participation à des enquêtes de satisfaction ou à des enquêtes réglementaires ;

– participation à un événement, une réunion, une animation ou une rencontre ;

– opérations de gestion locative ou patrimoniale, incluant notamment les dispositifs de sécurité et de tranquillité résidentielle ;

– gestion des relations avec les organismes d’aides au logement ;

– gestion des relations avec les réservataires ;

– gestion des contentieux et des incidents ;

– mise en place d’un suivi social

Dans le cadre de votre relation contractuelle avec notre organisme, certaines données personnelles sont générées automatiquement lors de l’exécution de votre contrat de location. Il peut s’agir notamment d’informations à caractère comptable ou administratif, telles que votre solde locatif ou les données relatives au quittancement.

Par ailleurs, des données inférées ou dérivées peuvent être produites à la suite de traitements, calculs ou analyses réalisés par nos services à partir des informations que vous nous avez fournies ou de celles générées par votre activité. À titre d’exemple, cela peut inclure des indicateurs de situation financière, tels que le « reste à vivre ».

Est Métropole Habitat utilise également des données personnelles provenant de tiers habilités, notamment :

– de prestataires agissant pour notre compte dans le cadre d’un contrat ou d’un marché, tels que les prestataires chargés des enquêtes, les entreprises de maintenance et de réparation multi‑services, ou encore les prestataires du centre de relation clientèle et d’astreinte, etc …

– ou d’organismes tiers tels que des administrations ou autorités publiques (par exemple : Banque de France, CAF, CCAS, FSL) ou encore des autorités judiciaires.

Par ailleurs, nous vous informons que les données personnelles que vous nous communiquez peuvent être utilisées pour actualiser celles déjà détenues par Est Métropole Habitat, lorsque cette mise à jour est cohérente avec la finalité initiale du traitement.

Est Métropole Habitat utilise vos données personnelles dans le cadre de différents traitements nécessaires à l’exécution des missions d’intérêt public qui lui sont attribuées en application du Code de la construction et de l’habitation (notamment ses articles L.411‑1 et suivants), à la gestion de la relation contractuelle qu’il entretient avec vous ainsi qu’au respect de ses obligations légales et réglementaires.

Chaque traitement effectué par Est Métropole Habitat, en tant que responsable du traitement, s’appuie sur l’une des bases juridiques prévus par la réglementation.

• L’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie, ou l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci,
• Le respect d’obligations légales et réglementaires auxquelles Est Métropole Habitat est soumis,
• L’exécution d’une mission d’intérêt public,
• Les intérêts légitimes poursuivis par Est Métropole Habitat dans le cadre du respect des intérêts, libertés et droits fondamentaux de la personne concernée,
• Le recueil du consentement de la personne concernée.

Est Métropole Habitat s’engage à traiter les données personnelles qu’il collecte ou détient sur vous, pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et à ne pas les traiter ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités. La finalité d’un traitement correspond à l’objectif poursuivi par celui qui l’a décidé et qui le met en œuvre et qui en est, à ce titre, responsable.

Est Métropole Habitat traite vos données personnelles principalement pour les finalités suivantes et sur la base de fondements juridiques présentés ci-dessous.

Base juridique du traitement (Pourquoi nous avons le droit d’utiliser vos données) :
L’exécution d’un CONTRAT (vos données sont nécessaires à la bonne exécution d’obligations contractuelles ou à l’exécution de mesures précontractuelles)
Finalités (Pourquoi nous utilisons vos données) :
–  La gestion locative et patrimoniale de votre logement et de ses accessoires (gestion administrative du contrat de location, exploitation maintenance et adaptation du patrimoine, gestion et suivi des travaux, gestion du contrôle d’accès aux résidences)
– L’organisation, la gestion et le suivi des autorisations d’accès à l’extranet client (authentification, gestion de comptes…)

Base juridique du traitement : Le respect des OBLIGATIONS LEGALES imposées à Est Métropole Habitat en tant que bailleur (vos données sont nécessaires car une obligation légale ou règlementaire nous l’impose)
Finalités : 
– La réalisation des enquêtes obligatoires (SLS et OPS)
– L’organisation de l’élection des représentants des locataires au conseil d’administration de Est Métropole Habitat
– La gestion des demandes adressées au délégué à la protection des données de Est Métropole Habitat
– La comptabilité ;
– La gestion, l’organisation, le suivi des commissions d’attribution logement ;
– La gestion, l’organisation et le suivi des réhabilitation
– La production de bilans réguliers aux réservataires, EPCI, Métropole, établissement de statistiques

Base juridique du traitement : Les MISSIONS D’INTERET PUBLIC poursuivies par Est Métropole Habitat (vos données sont nécessaires, car nous exécutons des missions tournées vers les personnes telles que définies par des textes)
Finalités : 
– La gestion des demandes de logement social (réception, enregistrement, instruction et examen des demandes de logement social incluant la priorisation des demandes, et attribution) ;
– La mise en œuvre d’un suivi social proposé aux personnes et familles en difficulté sociale ;
– L’instruction des demandes d’accession sociale à la propriété, vente HLM, BRS
– La gestion des copropriétés

Base juridique du traitement : Les INTÉRÊTS LEGITIMES poursuivis par Est Métropole Habitat (vos données sont nécessaires, car nos intérêts légitimes ne provoquent pas de déséquilibre au détriment de vos droits et de vos intérêts)
Finalités : 
– La gestion des incidents et des contentieux afin de prévenir les atteintes aux personnes et au patrimoine, et d’assurer la défense des intérêts de Est Métropole Habitat en justice
– La réalisation d’enquêtes de satisfaction à des fins d’amélioration de la qualité de service
– L’écoute et l’enregistrement des appels téléphoniques au centre de relation clients à des fins de suivi et d’amélioration de la qualité de service
– La vidéosurveillance et vidéoprotection à des fins d’assurer la sécurité des personnes et des biens (siège social Est Métropole Habitat, et certaines résidences universitaires)
– La gestion de la communication externe réalisée par Est Métropole Habitat (auprès notamment des locataires, etc.)
– La gestion des sites internet et extranet client mis à disposition par Est Métropole Habitat
– La communication ciblée en matière d’accession sociale ainsi que pour des offres et services personnalisés complémentaires au logement (y compris des offres partenaires)
– La collaboration avec les partenaires sociaux ;
– La gestion, le suivi, et le rapport des projets en faveur des locataires

Base juridique du traitement : Le CONSENTEMENT (vos données sont utilisées si vous avez accepté de nous fournir vos données librement et de façon univoque, pour une raison spécifique, après avoir reçu toutes les informations utiles)
Finalités : 
– La gestion et le suivi du versement des aides au logement
– La prospection commerciale pour la vente, la location des logements vacants ainsi que pour des services et offres complémentaires au logement, l’animation notamment commerciale, les campagnes marketing, la sélection et la personnalisation des offres ;
– L’analyse statistique de la fréquentation et de la mesure d’audience des sites, espace client ;
– Le suivi des consommations énergétiques aux fins d’amélioration de la consommation des logements

Les données personnelles récupérées sont destinées à Est Métropole Habitat en sa qualité de Responsable du traitement.

Est Métropole Habitat veille à ce que seules les personnes habilitées puissent avoir accès à vos données pour le besoin de leurs missions.

Vous êtes informé que les données personnelles vous concernant sont susceptibles d’être communiquées aux destinataires suivants, en fonction des finalités poursuivies telles qu’énoncées au chapitre intitulé « Pourquoi et sur quelle base juridique Est Métropole Habitat traite-t-il vos données personnelles ? » :

• Au sein d’Est Métropole Habitat: le personnel habilité pour les besoins de leurs missions 

• A des destinataires, tiers à Est Métropole Habitat et des sous-traitants

– Les prestataires et sous-traitants intervenant pour le compte de Est Métropole Habitat dans la limite et pour les besoins des prestations qui leur sont confiées ;

Il peut notamment s’agir des prestataires intervenant dans le cadre de l’entretien ou des travaux au sein du parc immobilier, à qui vos nom et coordonnées peuvent être transmis afin d’organiser une intervention ; des prestataires chargés de la gestion des services informatiques ou de communication ; des prestataires effectuant des opérations de recouvrement de créances pour le compte d’Est Métropole Habitat.

– Les compagnies d’assurance, en cas de sinistre ;

– Les personnes ou organismes habilités à mettre en œuvre ou suivre un accompagnement social en vue de l’accession, relogement ou du maintien au sein du logement (travailleur social, conseiller en économie sociale et familiale, les centres communaux de l’action sociale (CCAS), GIE, etc.)

– Les avocats, auxiliaires de justice et officiers ministériels, les autorités administratives ou judiciaires saisies d’un litige le cas échéant, en application des obligations légales incombant à Est Métropole Habitat ou pour permettre à Est Métropole Habitat d’assurer la défense de ses droits et intérêts ;

– Les organismes chargés du contrôle d’Est Métropole Habitat tels que les commissaires aux comptes ou des auditeurs ;

– Les organismes tiers avec lesquels Est Métropole Habitat a signé une convention en lien avec la gestion du parc immobilier ;

– Les organismes tiers autorisés par une disposition légale à obtenir la communication de données détenues par Est Métropole Habitat ;

– Les destinataires que Est Métropole Habitat estime légitimes à recevoir des données ; Est Métropole Habitat s’assurera que les destinataires accèdent aux seules données adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité poursuivie ;

En cas de cession de patrimoine par Est Métropole Habitat à un autre bailleur, les données locataires associées au patrimoine concerné sont susceptibles d’être transmises au nouveau bailleur afin d’organiser, préparer et assurer la reprise des engagements pris au titre du bail.

Est Métropole Habitat conserve vos données pendant une durée limitée au temps nécessaire à l’accomplissement des finalités pour lesquelles les données ont été collectées.

Puis certaines de vos données peuvent être archivées pour des raisons d’utilité administrative (archivage à des fins probatoires, obligation légale ou réglementaire, sollicitation des autorités de contrôle).

Au-delà de la durée d’utilité administrative, à l’exception des données ayant un intérêt historique ou scientifique en application du code du patrimoine, vos données seront supprimées ou anonymisées.

Est Métropole Habitat est responsable de la sécurité de vos données personnelles.

A ce titre, Est Métropole Habitat s’engage à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir à vos données personnelles un niveau de sécurité adapté et proportionné au risque. Ces mesures (ex : authentification, gestion des habilitation, restriction d’accès, protection des réseaux informatiques, chiffrement, sauvegarde et continuité d’activité, etc) visent à garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience de vos données personnelles.

Est Métropole Habitat impose également à chacun des destinataires de vos données personnelles de respecter les garanties de sécurité et de confidentialité adaptées.

En cas de recours à un prestataire, Est Métropole Habitat lui communique les données personnelles nécessaires et uniquement après avoir obtenu un engagement et des garanties sur sa capacité à répondre aux exigences de sécurité et de confidentialité.

Est Métropole Habitat conclut avec ses sous-traitants et partenaires des contrats définissant précisément les conditions et modalités d’utilisation des données personnelles par ces derniers.

Est Métropole Habitat, en tant que responsable du traitement, notifie les violations de données personnelles à l’autorité de contrôle compétente, à savoir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), dans les meilleurs délais et, dans la mesure du possible soixante-douze (72) heures après avoir pris connaissance de toute violation de données personnelles susceptible d’engendrer un risque pour vos droits et libertés.

Toute violation de vos données personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés vous sera notifiée dans les meilleurs délais conformément à la réglementation en vigueur.

Vos données personnelles sont stockées au sein de l’Union européenne.

Si vos données personnelles font l’objet d’un transfert dans un pays situé hors de l’Union européenne, Est Métropole Habitat prendra les garanties nécessaires afin d’assurer un niveau de protection des données suffisant et approprié.

Est Métropole Habitat pourra communiquer avec vous, dans le cadre strict de la gestion locative liée à l’exécution de votre contrat de location, par tous les moyens de contact que vous nous avez transmis (email, SMS/MMS, courrier).

Afin de réduire son impact environnemental, Est Métropole Habitat développe des services en ligne via l’Espace Locataire. Certains documents liés à votre contrat (comme les avis d’échéance) ne seront ainsi plus envoyés par courrier et seront disponibles en version dématérialisée dans votre Espace Locataire. Vous pouvez désactiver ce service à tout moment depuis votre Espace Locataire.

Est Métropole Habitat pourra également vous adresser par voie électronique (email, sms) et avec votre consentement, des communications ciblées en matière d’accession sociale ainsi que pour des offres et services personnalisés complémentaires au logement et adaptés à votre situation (y compris des offres de partenaires d’Est Métropole Habitat). Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement en cliquant sur le lien « Se désinscrire » se trouvant dans le courriel reçu.

Notice d’information spécifique à l’enregistrement des appels téléphoniques

Dans le cadre du fonctionnement du centre de relation client, nous vous informons que vos appels téléphoniques sont susceptibles de faire l’objet, sauf opposition de votre part, d’un enregistrement ou d’une double écoute, par Est Métropole Habitat et son sous-traitant à des fins légitimes d’amélioration de la démarche qualité.

Les enregistrements réalisés dans ce cadre sont ponctuels et aléatoires.

Les appelants sont informés de la possibilité d’enregistrement et d’écoute des appels téléphoniques, ainsi que de leur droit d’opposition, dans un message de pré-décroché.

Ainsi, lorsque vous contactez le centre de relation client et que vous ne souhaitez pas que la conversation soit enregistrée, signalez-le en tout début de l’appel ; celui-ci ne sera alors pas enregistré, à moins qu’il n’existe des motifs légitimes pour mettre en œuvre le traitement qui prévalent sur votre opposition (par exemple pour garantir les droits et la défense en cas d’acte d’incivilité).

Les catégories de données traitées sont la date et l’heure d’appel, les données d’identification du téléopérateur qui traite l’appel, les données d’identification de l’appelant, l’objet de l’appel, la nature de la réponse donnée, les éventuels commentaires du téléopérateur et l’enregistrement audio de l’appel sous réserve de l’absence d’opposition, lorsqu’elle est recevable.

Les destinataires des appels enregistrés sont les managers de proximité d’Est Métropole Habitat habilités à accéder, ainsi que les sous-traitants d’Est Métropole Habitat impliqués dans le traitement de vos données à caractère personnel.

Les enregistrements téléphoniques réalisés sont conservés pendant 25 jours, en l’absence de tout contentieux, puis ils sont détruits.

Lorsque Est Métropole Habitat collecte vos données personnelles, vous recevez, par le biais des mentions d’information, une information claire et transparente sur les traitements effectués ainsi que sur les modalités d’exercice de vos droits.

Selon la Réglementation, vous avez la faculté d’exercer vos droits auprès d’Est Métropole Habitat qui traite vos données.

Ces droits sont :

• Droit d’accès : il vous est possible de demander à Est Métropole Habitat s’il détient des données personnelles sur vous, celui-ci vous les communiquera dans un format compréhensible ou sous une forme conforme à votre demande dans les limites des moyens techniques disponibles, le cas échéant.
• Droit de rectification : vous avez le droit de rectifier, compléter, mettre à jour, effacer les données incomplètes, inexactes ou obsolètes.
• Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer à tout moment à ce que Est Métropole Habitat utilise certaines de vos données en indiquant les raisons spécifiques liées à votre situation. Est Métropole Habitat ne traitera plus vos données personnelles sauf à ce qu’il existe des motifs légitimes et impérieux de les traiter ou que celles-ci sont nécessaires à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice. Est Métropole Habitat continuera également d’utiliser vos données personnelles lorsque la loi l’y oblige ou s’il doit le faire pour exécuter une obligation contractuelle.
• Droit à l’effacement : vous pouvez demander l’effacement de vos données personnelles, sous réserve du respect d’une obligation légale pour Est Métropole Habitat qui traite vos données.
• Droit à la limitation : vous pouvez demander la suspension du traitement de vos données personnelles, notamment si vous contestez l’exactitude des données utilisées ou si vous vous opposez à ce que vos données soient traitées.
• Droit à la portabilité : vous pouvez demander à Est Métropole Habitat de récupérer les données personnelles que vous lui avez fournies, si elles ont été nécessaires à un contrat ou au traitement auquel vous avez consenti, ceci afin d’en disposer ou pour les transmettre à un tiers.
• Faculté d’organiser le sort de vos données personnelles après la mort : vous pouvez nous donner des directives générales ou spécifiques relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après la mort.
• Droit au retrait du consentement : vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, si celui-ci a été préalablement donné. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.
• Droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL), en vous adressant à l’adresse suivante : CNIL, 3 Place de Fontenoy, TSA 80715 – 75334 Paris – cedex 07.

Si aucun montant n’est facturé au titre des demandes de la personne concernée dans le cadre de l’exercice des droits susvisés, Est Métropole Habitat se réserve le droit de facturer la personne en cas de demandes manifestement infondées ou excessives notamment en raison de leur caractère répétitif. En cas de demande manifestement infondée ou excessive, Est Métropole Habitat pourra refuser de donner suite à la demande.

BON A SAVOIR

Pour tout exercice de droit auprès de Est Métropole Habitat, veuillez-vous adresser par courrier à l’adresse postale suivante :

Est Métropole Habitat
DELEGUE A LA PROTECTION DES DONNEES
55 rue de la Soie
69100 VILLEURBANNE

ou bien à l’adresse électronique suivante : dpd@est-metropole-habitat.fr

Toute demande doit indiquer votre nom, votre prénom, l’adresse à laquelle vous souhaitez recevoir la réponse. Une copie de votre pièce d’identité pourra vous être demandée s’il subsiste un doute raisonnable sur votre identité.

Est Métropole Habitat s’engage à répondre à vos demandes d’exercice de droits dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans le respect des délais légaux.

Est Métropole Habitat a désigné un Délégué à la Protection des Données (DPO) qui veille au respect de la réglementation relative à la protection des données personnelles.

Si vous avez des questions sur le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données à l’adresse postale suivante :

Est Métropole Habitat
DELEGUE A LA PROTECTION DES DONNEES
55 rue de la Soie
69100 VILLEURBANNE

ou à l’adresse électronique suivante : dpd@est-metropole-habitat.fr

Donnée à caractère personnel
Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée «personne concernée») ; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité ;

Traitement
Toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction ;

Responsable de traitement
La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l’Union ou le droit d’un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l’Union ou par le droit d’un État membre ;

Sous traitant
La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte et sur instruction du responsable du traitement ;

Destinataire
La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers. Toutefois, les autorités publiques qui sont susceptibles de recevoir communication de données à caractère personnel dans le cadre d’une mission d’enquête particulière conformément au droit de l’Union ou au droit d’un État membre ne sont pas considérées comme des destinataires; le traitement de ces données par les autorités publiques en question est conforme aux règles applicables en matière de protection des données en fonction des finalités du traitement;