Dans le cadre de ses activités, Est Métropole Habitat met en œuvre des traitements de données à caractère personnel en tant que responsable du traitement.
La présente politique de protection des données personnelles a pour objectif de vous informer sur la manière dont ces données sont traitées par Est Métropole Habitat et ce, conformément à la réglementation applicable, notamment la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et le Règlement général sur la protection des données 2016/679, et sur l’étendue de vos droits.
Elle pourra être amenée à évoluer en fonction du contexte légal et réglementaire applicable.
1. Les principes applicables et les engagements d’Est Métropole Habitat
Est Métropole Habitat s’attache au respect des principes suivants dans le cadre de la collecte et l’exploitation des données personnelles.
- Une utilisation légitime et proportionnée de vos données
Les données personnelles sont collectées par Est Métropole Habitat pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.
Les données personnelles collectées par Est Métropole Habitat ne peuvent être utilisées ultérieurement de manière incompatible avec les finalités initiales pour lesquelles elles ont été collectées.
Pour chaque traitement, Est Métropole Habitat s’engage à ne collecter et traiter que des données strictement nécessaires à l’objectif poursuivi.
- Une collecte loyale et transparente
Dans un souci de loyauté et de transparence, Est Métropole Habitat informe les personnes concernées de chaque traitement qu’elle met en œuvre par des mentions d’information.
Ces données sont collectées loyalement ; aucune collecte n’est effectuée à l’insu des personnes concernées et sans qu’elles en soient informées.
- Pertinence adéquation et minimisation des données collectées
Les données personnelles collectées sont strictement nécessaires à l’objectif poursuivi par la collecte. Est Métropole Habitat s’attache à minimiser les données collectées et à les tenir exactes.
Les données personnelles collectées sont mises à jour régulièrement et stockées par Est Métropole Habitat dans ses bases de données sécurisées.
- Une protection des données personnelles dès la conception et par défaut
Est Métropole Habitat a adopté des process internes et met en œuvre des mesures qui respectent les principes de protection des données personnelles dès la conception et de protection des données personnelles par défaut.
2. Le traitement de vos données personnelles par Est Métropole Habitat
2.1 Bases légales et finalités des traitements
Chaque traitement effectué par Est Métropole Habitat, en tant que responsable du traitement repose sur l’un des fondements juridiques prévus par la réglementation en vigueur, à savoir :
- Le recueil de consentement
- L’exécution d’un contrat
- Le respect d’obligations légales et réglementaires auxquelles EMH est soumis,
- L’exécution d’une mission d’intérêt public,
- Les intérêts légitimes poursuivis par EMH dans le cadre du respect de vos intérêts, libertés et droits fondamentaux.
Est Métropole Habitat traite vos données personnelles notamment pour les finalités suivantes reposant sur une base juridique définie :
- La gestion de notre relation avec vous, en tant que demandeurs de logement ou clients de EMH :
- La gestion et l’instruction des demandes de logements en location [mission d’intérêt public]
- La gestion et l’instruction des demandes de logements en accession à la propriété [mission d’intérêt public]
- La gestion locative et patrimoniale des logements et de leurs accessoires, ou locaux spécifiques [exécution d’un contrat]
- La gestion de l’adaptation des logements [exécution d’un contrat]
- La mise en œuvre d’un suivi personnalisé proposé aux personnes et familles en difficulté sociale [mission de service public]
- La sécurité des biens et des personnes aux abords et dans les immeubles du patrimoine immobilier de EMH (vidéoprotection, vidéosurveillance) [intérêt légitime]
- La prévention des incidents, gestion et suivi des contentieux [intérêt légitime]
- La gestion des sollicitations via notre Service Relation Clients [intérêt légitime]
- L’amélioration de la qualité de service (enquêtes satisfaction, écoutes enregistrements téléphoniques ponctuels) [consentement]
- La gestion de notre relation avec vous, en tant qu’utilisateurs du site Internet www.est-metropole-habitat.fr en ce incluant notamment :
- La création d’un compte personnel sur le site [exécution d’un contrat]
- L’utilisation du site et des services qu’il propose [exécution d’un contrat]
- La gestion des communications et le suivi des échanges avec les utilisateurs [exécution d’un contrat]
- La gestion de vos demandes d’information et réclamations [intérêt légitime]
- La gestion des cookies soumis à consentement [consentement]
- La conservation des traces informatiques pour détecter de manière préventive les incidents de sécurité
- La réalisation de statistiques et analyses pour améliorer nos produits et services [intérêt légitime]
Si Est Métropole Habitat est amené à traiter vos données pour des finalités autres que celles listées dans le paragraphe ci-avant, nous vous en informerons, et procéderons à toutes démarches complémentaires éventuellement nécessaires.
2.2 Collecte de données
Lors de la collecte de données, Est Métropole Habitat informe ses clients de chaque traitement qu’il met en œuvre par des mentions d’information.
Est Métropole Habitat informe également les utilisateurs du site www.est-metropole-habitat.fr des données personnelles collectées et traitées, nécessaires à ses activités.
Nous recueillons des données personnelles lors de vos visites du site internet incluant, sans s’y limiter, les données relatives au trafic, les contenus de formulaires de contact et toute autre donnée de communication, ainsi que les ressources auxquelles vous accédez.
Formulaire de contact : les données utilisateurs enregistrées dans la base de données du site web sont les suivantes : nom / prénom / téléphone / email / message (saisis par l’utilisateur), ainsi que l’adresse IP, l’horodatage.
Les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires, car nous avons besoin de ces informations pour répondre à votre demande.
Les autres informations ou données personnelles que vous partagez avec nous lorsque vous remplissez nos formulaires de contact sont à votre entière discrétion. Lorsque vous nous contactez, nous enregistrons et conservons cette correspondance.
2.3 Destinataires de vos données personnelles
Pour atteindre les finalités décrites ci-dessus et dans les limites nécessaires à la poursuite de ces finalités, les données collectées par Est Métropole Habitat peuvent être transmises à tout ou partie des destinataires suivants :
- Les services internes d’Est Métropole Habitat habilités pour gérer notre relation avec vous
- Nos prestataires et sous-traitants ; Est Métropole Habitat s’assure que ces personnes n’aient accès qu’aux seules données indispensables à l’exercice de la prestation qui leur est confiée ;
- Les avocats, auxiliaires de justice et officiers ministériels, les autorités administratives ou judiciaires saisies d’un litige le cas échéant, dans le cadre du respect des obligations légales incombant à Est Métropole Habitat ou pour permettre à Est Métropole Habitat d’assurer la défense de ses droits et intérêts ;
- Les services chargés du contrôle tels que les commissaires aux comptes et les auditeurs ainsi que les services chargés du contrôle interne.
- Les organismes autorisés par une disposition légale ou réglementaire à obtenir communication de données ;
- Les destinataires, que Est Métropole Habitat estime légitimes à recevoir des données. Est Métropole Habitat s’assurera que les destinataires accèdent aux seules données adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité poursuivie.
2.4 Durées de conservation des données
Est Métropole Habitat conserve les données à caractère personnel qu’il collecte uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités du traitement et en accord avec la législation applicable.
Les données collectées par Est Métropole Habitat seront, ainsi, conservées pour la durée nécessaire à l’accomplissement des finalités décrites ci-dessus, augmentée du délai de la prescription légale.
Certaines de vos données personnelles pourront être conservées pour des durées plus longues en application des dispositions légales ou réglementaires particulières, ou pour répondre à des demandes d’autorités ou de tiers autorisés.
2.5 Sécurité de vos données
Conformément à la réglementation en vigueur, Est Métropole Habitat s’engage à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir à vos données personnelles un niveau de sécurité adapté et proportionné au risque.
Ces mesures (ex : cloisonnement, plan de sauvegarde et continuité d’activité, protection des réseaux informatiques, authentification, gestion des accès, traçabilité des modifications, politique de sécurité) visent à garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience de vos données personnelles.
Est Métropole Habitat s’engage à mettre en place toutes les mesures nécessaires pour rétablir la disponibilité et vous permettre l’accès à vos données personnelles dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique.
Pour ce faire, EMH effectue régulièrement des évaluations de ses niveaux de sécurité par du contrôle interne et des audits externes. Ces évaluations prennent en compte les risques de destruction, perte, altération, accès et divulgation non autorisée à vos données personnelles. Est Métropole Habitat impose à chacun des destinataires de vos données personnelles de respecter les garanties de sécurité et de confidentialité adaptées.
Est Métropole Habitat, en tant que responsable du traitement, notifie les violations de données personnelles à Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), dans les meilleurs délais et, dans la mesure du possible 72 heures après avoir pris connaissance de toute violation de données personnelles susceptible d’engendrer un risque pour vos droits et libertés. Toute violation de vos données personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés vous sera notifiée dans les meilleurs délais conformément à la réglementation en vigueur.
2.6 Transfert de données en dehors de l’Union européenne
Est Métropole Habitat réalise l’ensemble des traitements de vos données personnelles sur le territoire de l’Union européenne (UE).
Aucune donnée n’est transférée en dehors de l’union européenne.
2.7 Ecoute et enregistrement téléphonique
Un dispositif d’écoute ou d’enregistrement des conversations téléphoniques est mis en place dans un objectif d’évaluation et de formation des conseillers clientèle et d’amélioration continue de la qualité d’accueil et de service de l’organisme, mais également de lutte contre les incivilités.
Dans le cadre de ce traitement de données, EMH peut être amené à traiter les données suivantes :
-Données d’identification
-Informations de contact
-Enregistrement de la voix le cas échéant
Il s’agit d’écoutes non permanentes effectuées de façon ponctuelle.
Les appelants sont informés de la possibilité de l’écoute et/ou d’enregistrement de la conversation dans un message de prédécroché et des modalités d’exercice de leur droit, notamment le droit d’opposition.
Les enregistrements peuvent être conservés jusqu’à 25 jours en l’absence de tout contentieux
3. Vos droits et leurs modalités d’exercice
Vous disposez de droits sur les données vous concernant, que vous pouvez exercer à tout moment, en justifiant de votre identité. Ainsi, vous pouvez accéder à vos données personnelles, et dans certains cas, les faire rectifier, supprimer ou vous opposer à leur traitement. Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez à tout moment le retirer.
Les modalités d’exercice de vos droits sont précisées lors de la collecte de vos données.
Pour tout complément d’information sur vos données personnelles, vous pouvez contacter la déléguée à la protection des données, par courrier électronique à l’adresse dpd@est-metropole-habitat.fr
ou par courrier postal à l’adresse :
EST METROPOLE HABITAT – Déléguée à la protection des données – 55 rue de la Soie – 69100 VILLEURBANNE
Toute demande doit indiquer votre nom, votre prénom, l’adresse à laquelle vous souhaitez recevoir la réponse, et doit être accompagnée d’une copie de votre pièce d’identité.
Est Métropole Habitat s’engage à répondre à vos demandes d’exercice de droits dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans le respect des délais légaux.
Pour toute réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL), veuillez-vous adresser à l’adresse suivante : 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris cedex 07
